Nyheter

 

 



Fjerne dubletter fra en liste

Tenk deg at du sitter med en kundeliste kjørt ut fra et administrativt system med 5 000 kunder. Når du begynner å sjekke på listen ser du at navn går igjen, selv om de har forskjellige kundenumre. Etter bare å ha lest gjennom 100 poster er det flere tilfeller av at samme kunde opptrer med forskjellige kundenumre. Du skal bruke listen som grunnlag for utsendelse av oppfølging og nye tilbud til kundene, og du synes - med rette - at det er litt uprofesjonelt og flaut å opptre slik at samme kunde kanskje får 5 brev med likt innhold. Så er spørsmålet; finnes det en enkel måte å luke ut dublettene på?

I Excel 2003 og tidligere versjoner måtte man bruke Avansert Filter (Advanced Filter) på en spesiell måte for å klare dette, og det er ikke alltid enkelt, f.ex. når fornavn og etternavn står i hver sin kolonne, og den skal sjekke begge samtidig. I Excel 2007 er det en innebygget funksjon som gjør dette utrolig elegant.

Her er en liste med dubletter:

ID Fornavn Etternavn
10025 Ole Nilsen
10026 Nils Olsen
10027 Petter Nilsen
10028 Nils  Olsen
10029 Hilde Hermansen
10030 Hilde Hermansen
10031 Line Martinsen
10032 Ole Martinsen
10033 Ole Nilsen

Vi setter bare markøren i listen og klikker knappen Remove Duplicates (i gruppen Data - Data Tools),

 - listen merkes, og dialogboksen kommer opp. Deretter er det bare å be Excel sjekke fornavn og etternavn, og presto:

- de tre dublettene er fjernet:

ID Fornavn Etternavn
10025 Ole Nilsen
10026 Nils  Olsen
10027 Petter Nilsen
10029 Hilde Hermansen
10031 Line Martinsen
10032 Ole Martinsen

Konklusjon: Verden går fremover!

Grafikkverktøyet i Excel 2007

Nok en gang har Microsoft økt grafikkmulighetene i Excel. En artig detalj er at man kan velge betinget formatering på en serie celler, og så velge automatisk grafisk representasjon av tallene direkte i cellene:

Generelt har Excel blitt mye flottere å se på, grafikkmulighetene er mer avanserte, etc. Her er noen eksempler:

Og slik ser det ut på skjermen når man jobber med diagrammer:

Excel 2007

Etter å ha vært ute som beta-versjon noen måneder er nå Office 2007-pakken ute offisielt. Jeg har jobbet parallelt med 2003 og 2007, og har etterhvert dannet meg en mening om den nye pakken. Det store spenningsmomentet var jo hvordan det skulle gå å orientere seg i et helt nytt miljø. Svaret er at det har gått stort sett greitt. Jeg må fremdeles inn i hjelpesystemet av og til for å få svar på ting, men alt i alt synes jeg det nye grensesnittet fungerer logisk og fint.

En viktig endring er at filtypen igjen er endret. Sist dette skjedde var da Office 97 kom - og det begynner å bli noen år siden. I en overgangsperiode vil vi møte problemstillingen med kompatibilitet bakover; altså: kan en eldre versjon av Excel lese filer laget på den nyeste? Svaret er ja - og nei. Det enkle svaret er at vi kan velge forskjellige filtyper når vi lagrer dokumentet, og således kan filene bli lesbare også av eldre versjoner. Tidligere har det også dukket opp konverteringstillegg som kan gjøre dette mulig. Det kommer sikkert løsninger vi alle kan leve med.

Den nye regnearkstørrelsen og de nye flotte grafikkmulighetene er (selvsagt) avhengige av den nye filtypen, slik at okm vi lagrer våre filer i 97-2003-format går vi glipp av nyvininningene.

Jeg skal ikke gå detaljert inn på endringene her, det blir for omfattende, og det kan dere lese mer om f.ex. her: http://www.microsoft.com/office/preview/default.mspx

Jeg har bl.a. merket meg at Excel-regnearket har øket kolossalt i størrelse. Som kjent har dagens regneark 65 536 rader og 256 kolonner. Den nye versjonen - altså Excel 2007 - skilter med ikke mindre enn, hold deg fast, 1 048 576 - enmillionogførtiåttetusenfemhundreogsyttiseks - rader og 16 384 kolonner. Vi kan jo bruke Excel til å si at nåværende versjon av Excel har 16 777 216 celler pr. ark, mens Excel 2007 har 17 179 869 184 celler, eller vel 17 milliarder for å se det litt mer forståelig.

Et Excel 2007-ark er dermed 1024 ganger større enn nåværende!

Betyr dette noe for noen? Er ikke dagens Excel-ark stort nok?

For de fleste er det nok det, men mange bruker i dag Excel for analyse av store datamengder som dumpes ut fra forskjellige administrative systemer, og jeg har selv snakket med mange som har klaget på liten kapasitet i dagens versjon. Tenk selv når man f.ex. skal dumpe ut årets lønningslinjer på noen hundre ansatte, da blir det fort tusenvis av linjer, så de av dere som gjør slikt vil ha (bokstavelig talt) stor glede av den nye versjonen!

 

 


Medieklipp